實驗室正在經歷一場靜默的數(shù)字化遷徙。需要重新定義實驗室耗材——它們不僅是消耗品，更是科研進程的刻度尺，丈量著智慧管理的每一次進化。耗材使用管理是連接實驗執(zhí)行與資源優(yōu)化的核心環(huán)節(jié)。盛元廣通實驗室耗材管理系統(tǒng)對于多團隊實驗室，還可通過數(shù)據(jù)分析識別共享耗材，通過自動化跟蹤、動態(tài)預警、合規(guī)管控、權限管控、數(shù)據(jù)追溯，可實現(xiàn)高效、合規(guī)的領用管理。更能推動實驗室從“被動應對”向“主動優(yōu)化”轉型。
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一、明確管理職責
確保系統(tǒng)操作符合實驗室質量管理體系（如ISO/IEC 17025）。通過權限隔離降低人為錯誤或舞弊風險。自動化流程減少重復溝通，所有操作留痕，滿足GLP、GMP等法規(guī)對耗材追溯的要求。根據(jù)實驗室規(guī)模調整職責，定期針對新流程、新功能進行培訓，確保職責履行與系統(tǒng)操作匹配。
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二、 制定采購計劃
課題組/項目組提前提交實驗計劃，系統(tǒng)根據(jù)實驗類型自動關聯(lián)所需耗材清單，基于實驗計劃中的任務量、標準操作規(guī)范（SOP）計算用量。
根據(jù)供應商最小起訂量（MOQ）、運輸成本，推薦經濟訂購批量。直接由采購員提交訂單。需實驗室負責人、安全主管聯(lián)合審批。系統(tǒng)比對采購計劃金額與項目組預算，超支時觸發(fā)預警。支持多資金來源拆分（如橫向課題、縱向課題分別列支）。
供應商登錄系統(tǒng)查看預測需求，提前備貨。支持電子詢價、比價功能，自動生成采購訂單。供應商上傳物流信息，系統(tǒng)自動更新預計到貨時間。急用耗材可標記加急，調整采購優(yōu)先級。
庫存突然短缺時，開放綠色通道，簡化審批流程。需事后補提交急用原因說明。
每月末根據(jù)實際消耗、新增實驗計劃調整下月采購計劃。按耗材屬性設置不同采購策略。系統(tǒng)記錄供應商交貨準時率、質量合格率，優(yōu)化后續(xù)采購決策。所有采購記錄可追溯，符合審計要求。
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三、實施采購
1、系統(tǒng)根據(jù)采購計劃自動生成訂單，關聯(lián)供應商名錄中的預審供應商。輸入耗材規(guī)格后，自動匹配歷史價格、供應商報價。
2、采購員提交→實驗室負責人審批（可配置多級審批規(guī)則）。需額外增加安全主管、財務負責人審批節(jié)點。
3、供應商登錄系統(tǒng)確認訂單，反饋預計交貨時間。支持電子簽收功能，供應商上傳發(fā)貨憑證。
4、采購員實時查看訂單狀態(tài)（待確認、已發(fā)貨、部分收貨、已完成）。異常訂單自動標紅（如超期未交貨）。
5、耗材到貨后，管理員掃碼核對訂單號、耗材編號、批次號、有效期。系統(tǒng)自動比對采購訂單與實物信息，差異項觸發(fā)預警。
6、?；沸枭蟼靼踩f明書（SDS），系統(tǒng)校驗存儲條件。不合格品直接生成退貨單，凍結付款流程。
7、系統(tǒng)自動匹配訂單、入庫單、發(fā)票，三單一致后生成付款申請。不匹配項（如價格差異、數(shù)量不符）推送至采購員處理。支持電子發(fā)票自動歸檔，減少紙質票據(jù)丟失風險。
8、驗收不合格品生成退貨單→供應商確認→跟蹤退貨物流。系統(tǒng)記錄供應商不良行為，影響后續(xù)采購決策。
9、生成《供應商交付及時率報表》《采購成本波動分析》。上傳采購合同電子版，設置合同到期提醒，關聯(lián)框架協(xié)議采購。倉庫管理員可通過手機掃碼驗收，采購員移動端審批訂單。
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四、耗材驗收
供應商通過LIMS上傳發(fā)貨憑證（物流單號、耗材批次號）。系統(tǒng)自動發(fā)送到貨通知至倉庫管理員，并關聯(lián)采購訂單。系統(tǒng)自動發(fā)送到貨通知至倉庫管理員，并關聯(lián)采購訂單。隨機抽取樣品進行性能測試（可關聯(lián)儀器數(shù)據(jù)）。
系統(tǒng)生成《驗收差異報告》，凍結付款流程。拍照上傳破損/質量問題證據(jù)，推送至采購員協(xié)調退換貨。
核對安全說明書（SDS）與實物一致性。自動更新庫存，生成入庫單（關聯(lián)實驗項目/課題）。支持離線掃碼、拍照上傳異常證據(jù)，驗收數(shù)據(jù)實時同步至云端。
統(tǒng)計供應商批次合格率、交付及時率，驗收人電子簽名確認，倉庫管理員僅可操作驗收模塊，無法修改采購訂單或供應商信息。
與財務系統(tǒng)對接，實現(xiàn)驗收單、發(fā)票、訂單自動匹配（三單一致）。安全主管參與?；夫炇?#xff0c;二次核對SDS文件及存儲合規(guī)性。
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五、耗材領用
研究人員通過LIMS提交領用申請，關聯(lián)實驗項目/課題編號。系統(tǒng)自動填充申請人信息、庫存可用量，?；沸桕P聯(lián)安全培訓記錄。申請人→課題組負責人審批，增加安全主管審批節(jié)點，支持對同一項目的多次領用申請合并審批。
倉庫管理員掃描耗材條碼，系統(tǒng)自動扣減庫存。?；沸瓒螔叽a確認（雙人復核）。按耗材分類設置領用策略（如易制毒試劑需雙人領用）。關鍵試劑的使用量自動從儀器讀取，減少人工填報誤差。未使用耗材需在有效期內退庫，系統(tǒng)標記“復檢合格”后方可重新入庫。領用人電子簽名確認，記錄領用時間、用途。
領用的試劑/耗材自動關聯(lián)實驗記錄（如檢測樣本量、儀器使用記錄）。未使用完的耗材可生成退庫申請，更新庫存。
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六、耗材庫管理
驗收合格的耗材自動生成入庫單，關聯(lián)貨架位置，?；沸柚付ǚ辣翊鎯?#xff0c;系統(tǒng)自動鎖定非授權區(qū)域。同一耗材不同批次分開記錄，優(yōu)先出庫近效期批次（系統(tǒng)自動推薦）。
領用審批通過后，系統(tǒng)自動生成出庫單，扣減對應貨架庫存。高值耗材出庫需雙人復核。掃碼出庫時，系統(tǒng)自動按入庫時間排序，推薦最早批次。
掃描原貨架和目標貨架條碼，系統(tǒng)自動更新庫存位置。未使用耗材退庫時，需復檢驗收（檢查有效期、包裝完整性）。合格品重新上架，不合格品進入退貨流程。
按耗材分類設置盤點周期（如危化品每月盤，常規(guī)試劑季度盤）。系統(tǒng)生成盤點任務，倉庫管理員掃碼核對實物。盤盈/盤虧自動生成差異報告，推送至財務調整賬目。
展示貨架布局，點擊可查看耗材詳細信息（庫存量、效期）。按耗材類型設置預警閾值，?；反鎯^(qū)域集成物聯(lián)網(wǎng)傳感器，實時上傳溫濕度數(shù)據(jù)至LIMS。追溯從采購到使用的全鏈路。
采用二維碼標簽，確保每個貨架位置唯一編碼（如區(qū)域+貨架+層數(shù)+列數(shù)）。倉庫管理員僅可操作入庫/出庫，無法修改耗材基礎信息。課題組人員僅可見本組的耗材庫存。與財務系統(tǒng)同步庫存變動數(shù)據(jù)，設置電子圍欄，非授權人員掃碼出庫時觸發(fā)警報。
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七、耗材使用管理
1、研究人員通過移動端掃描耗材條碼，自動關聯(lián)當前實驗項目。系統(tǒng)預填領用量，手動輸入實際使用量，使用后需登記廢棄物處理信息，系統(tǒng)自動比對領用與使用量。耗材使用記錄自動關聯(lián)實驗原始數(shù)據(jù)（如儀器檢測圖譜、樣本編號）。支持按實驗類型統(tǒng)計耗材消耗均值，移交專業(yè)機構后，上傳處理憑證（如轉運聯(lián)單），閉環(huán)管理。
2、按課題/項目匯總耗材成本，支持導出報銷憑證，橫向對比同類實驗的成本差異，支持在實驗臺掃碼記錄使用數(shù)據(jù)，避免事后補錄誤差。自動計算領用與使用的差值，異常波動推送提醒?？梢暬故靖黜椖拷M耗材消耗趨勢、成本占比。危化品使用前檢查安全裝備是否領用。根據(jù)歷史數(shù)據(jù)，推薦性價比更高的同類耗材（需人工審核）。
3、支持語音輸入或拍照上傳手寫記錄（OCR識別）。研究人員僅可登記本人領用的耗材。項目負責人查看全組數(shù)據(jù)，屏蔽其他組信息。與財務系統(tǒng)同步耗材成本，自動生成報銷單。與儀器系統(tǒng)對接，自動讀取試劑實際使用量，任何數(shù)據(jù)修改均需電子簽名，記錄修改時間、原因。
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八、檢驗耗材檢查考核
對耗材保存使用過程中容易產生的問題的關鍵點加以明確的要求和控制，定期進行監(jiān)督檢查和考核。培養(yǎng)良好規(guī)范的耗材使用習慣，引導檢驗耗材管理工作有序合理的開展，保證實驗安全和檢驗數(shù)據(jù)準確。
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